En el último año, el programa Serca Gestión ha mejorado servicios como la integración de Assistec -asistencia técnica y ayuda a la gestión de los resultados mensuales del taller-, la identificación de futuras revisiones de los vehículos, el acceso directo a las diferentes plataformas del grupo o la búsqueda de matrículas desde recepción. Además, Serca Gestión permite la gestión del stock de forma trasparente y la realización de los presupuestos en menos de un minuto. Esta aplicación informática tiene ya casi 20 años y, desde que se creó hasta hoy, ha incorporado una gran cantidad de opciones, herramientas y configuraciones fruto de las nuevas versiones y actualizaciones, cuatro al año y un centenar desde su creación. Tenemos un programa de gestión que funciona muy bien, del que ya se benefician 560 usuarios, aseguraba durante la entrevista Marc Blanco, responsable de las redes de talleres de Grupo Serca, acompañado por Sergio Vázquez, encargado del soporte técnico de Serca Gestión; Manuel Báez, socio de Assistec, plataforma digital de consultoría en gestión y organización para el taller; y por Carlos Casquet y su socio, del taller mecánico La Plana Motors, de Esplugues de Llobregat (Barcelona), perteneciente a la red SPG Talleres. Clientes y personal del taller, activos principales En el trascurso de los últimos meses, el programa ha obtenido un crecimiento de más del 15%, debido al incremento de talleres adheridos a los dos conceptos de Red de Serca: SPG y Profesional Plus. Es vital que el taller tenga, no sólo un programa de facturación, sino que esa herramienta se pueda usar también para otras acciones, como marketing o búsqueda de históricos de vehículos. Según Manuel Báez, otro aspecto fundamental es el servicio personalizado de asistencia telefónica, a cargo de Sergio Vázquez, que trabaja en Serca de soporte técnico de Serca Gestión, para que el taller pueda consultar todas las dudas que le surjan al utilizar el programa. La realidad cambia y la idea es tener un producto adaptable. Cada vez que hacemos una actualización tenemos una gran cantidad de llamadas, destacaba el propio Vázquez. El programa de gestión del taller es básico porque, además de ser una de las partes motrices del negocio, contiene los dos activos principales de una empresa: los clientes y las personas que trabajan en el taller. En palabras de Báez, lo que detecto en los talleres es que se explotan muy poco todas las funcionalidades que tiene un programa de gestión. Entre otros errores, se duplican procesos, como el de citas, que se encuentra en la agenda manual, donde sólo tienen cabida datos mínimos y con visión de un día, teniendo las ventajas de una agenda electrónica, que le permite al taller ver todos los datos del vehículo, tener una planificación semanal y ver la carga de trabajo que se arrastra. Se trata, por tanto, de funcionalidades que el profesional tiene a su disposición y que no está aprovechando para aumentar la eficiencia. Uno de los problemas del taller es, según Manuel Báez, que siempre le falta tiempo. La principal actividad es la de reparar coches y a veces no se paran a pensar en qué herramientas tienen para ser más eficientes. Desde el punto de vista de los clientes, el programa permite tenerlos agrupados en una misma bases de datos, actualizada y cualificada, por ejemplo, con los teléfonos móviles y correos electrónicos de los clientes. En consecuencia, la herramienta es muy útil para poder llevar a cabo acciones de marketing o comerciales, de forma muy rápida y barata. El punto de vista del taller En La Plana Motors son los que disfrutan o sufren el programa, destacaba entre risas Marc Blanco durante nuestra charla, incidiendo en que desde SPG Talleres están formando a sus asociados para que aprovechen todas las herramientas del programa para que facturen más y mejor. Carlos Casquet, socio del taller barcelonés, reconoce que las palabras de Manuel Báez son muy acertadas en el plano teórico. Si se pudieran llevar a cabo al 100% serían muy beneficiosas para el taller, pero a la hora de la verdad siempre encontramos algún inconveniente porque vamos cortos de de tiempo y el cliente aprieta. Hay veces que es difícil hacerlo pero seguro que mejoraría la eficiencia del taller y la atención al cliente. Debemos cambiar el chip porque el programa ayuda mucho en la gestión diaria del taller. Visito a muchos talleres y les entiendo perfectamente, afirmaba, por su parte, el socio de Assistec. El día a día está muy focalizado en atender bien, en cumplir los plazos de entrega del coche y lo mejor reparado posible, con la calidad que exige el cliente. Pero, a veces, el taller debería pararse a pensar para ver las estrategias a seguir. Al final su actividad es comprar y vender horas, por lo que hay que comprobar qué potencial tiene para facturar, ver lo que está facturando y, en consecuencia, si tiene capacidad para incorporar otra persona que dé soporte administrativo para que el empresario y/o mecánico pueda dedicarse exclusivamente a reparar. Es necesario analizar y medir los resultados obtenidos para ver los fallos en el negocio. Pensar como una empresa Llevados por esa vorágine de trabajo, los talleres pueden caer en el error de no pensar como una empresa y perder, de este modo, la oportunidad de obtener una mayor rentabilidad. En opinión de Carlos Casquet, es algo complicado. Muy a menudo nos sentamos a hablar para ver qué podemos hacer en nuestro taller en cuanto a fidelización del cliente o para aumentar la facturación, pero al final siempre volvemos al punto cero. En el taller somos cuatro, pero no todos tenemos el mismo nivel de responsabilidad. Yo gestiono y reparo, es difícil combinar ambas cosas. La Plana Motors se creó hace casi cuatro años, en plena crisis, por lo que su visión empresarial fue básica para iniciar el negocio, sin miedo a formarse y adaptarse a los cambios tecnológicos. Somos jóvenes y con futuro empresarial, aunque con muchos impuestos que pagar, comentaba Carlos Casquet, que siempre tuvo claro que quería tener su propio taller. Desde pequeño se adentró en el mundo de la reparación gracias a su padre, que tenía un taller de reparación. Cursó un Grado Superior de Automoción e hizo prácticas en Porsche, para pasar a trabajar durante dos años en un taller multimarca de Sant Feliu. Durante sus estudios recibió un 90% de formación en mecánica, aunque Casquet ve que la gestión es una parte fundamental del negocio. Voy aprendiendo día a día y poco a poco hasta encontrar el camino correcto. Como responsable de las redes de Serca, Marc Blanco destaca que en el grupo se preocupan por el futuro del taller también en cuanto a la gestión. Hablamos mucho del coche eléctrico pero, quizá, no lleguemos a verlo si no facturamos bien con lo que tenemos hoy. En su opinión, el control de personal y el tener un apartado de fichajes es imprescindible para ganar tiempo y rentabilidad. Tutoriales en YouTube Cabe destacar, por otro lado, que Serca Gestión también cuenta con su propio canal en YouTube, que ya dispone de 23 vídeos y más de 700 visualizaciones, donde se explican las funcionalidades del programa y sus mejoras continuas. Dependiendo del taller, hay gente que domina el programa sólo con los tutoriales de YouTube y la formación inicial, pero hay otros que necesitan más horas de formación que ofrecen desde Serca, explica Carlos Casquet, que ve cómo es necesario adaptarse a los cambios para sobrevivir en el sector. En este sentido, Serca Gestión permite un análisis fácil y rápido del negocio. Y además les ayudamos, nos pueden llamar porque en SPG tienen las puertas abiertas, asegura Marc Blanco, que destaca las cerca de 4.000 llamadas recibidas al año, de las que más de un tercio son altas y el resto consultas sobre el programa, la gran mayoría sobre listados o facturación. Cada vez hay más talleres con programas de gestión, lo cual también depende mucho de su estructura: cuanto más grande es, más se conciencia el taller porque las pérdidas pueden ser abismales. Según Blanco, en un taller de ocho o nueve personas, se tiene que controlar sí o sí porque si no tendría que cerrar. Control de stock Un programa como Serca Gestión marca la diferencia en una empresa y en el grupo ya lo están comprobando, según reconoce el responsable de sus redes. Desde hace cuatro o cinco años, vemos cómo el taller está valorando cada vez más la funcionalidad del programa y los errores que cometen. Ahora estamos en una situación de análisis en los integrantes de la red SPG. Entre las llamadas de consulta, el encargado del soporte técnico de Serca Gestión, Sergio Vázquez, destaca el cambio del diseño de la factura o cómo se controla el stock, que es lo que se pide más últimamente. El taller sigue teniendo stock en productos como aceite, líquido de frenos, refrigerantes o filtros de gran rotación. En este sentido, el programa también tiene enlazada la petición del recambio en cuanto se produce la recepción activa del vehículo. Y hasta tal punto es importante el programa de gestión, según Manuel Báez, de Assistec, que si el taller coge bien la cita con la orden de reparación, se puede pedir el material previamente. El taller La Plana Motors trabaja ya así en el 90% de las reparaciones, normalmente revisiones: en la cita al cliente ya se incluye el pedido de piezas para que, al día siguiente, ya estén preparadas en cuanto entre el coche al taller. El pedido de piezas es importante también para talleres donde el espacio no es muy amplio y necesitan una gran rotación como el que nos ocupa, un taller urbano con casi 300 metros cuadrados, con cuatro puestos de trabajo. En el momento en que se retrasa una reparación y tengo el coche parado, o me quedo sin material porque no hay stock, tenemos un problema, según Carlos Casquet, cuyo taller recibe el servicio de Aicrag, socio de Grupo Serca, just in time según se necesite, y se pide a través de su plataforma de e-commerce a través de Internet. En palabras de Manuel Báez, la importancia que tiene el módulo de almacén del programa Serca Gestión es que permite tener un histórico de movimientos, por lo que se pueden prever las reposiciones de material y crear un pequeño stock de materiales que tienen mayor rotación. El programa también le ha servido a La Plana Motors para gestionar su relación, no sólo con los clientes particulares, sino también con las empresas, lo que requiere una gran exactitud en la facturación. Toda la información está incluida en la base de datos para consultas de historial requeridas por el dueño de la flota, por ejemplo, aunque también se puede optimizar el programa para incluir las observaciones y condiciones de un cliente determinado. Una herramienta de ayuda Todos los SPG tienen Assistec estandarizado en la red, y Serca Gestión y Assistec están enlazados. Todo el análisis de la actividad del taller en horas lo tienen totalmente automatizado. Hay un cuadro de mando que está interfasado con el programa de gestión que da toda esa información sin necesidad de que el taller tenga que tratar datos, aclara Manuel Báez. En definitiva, se trata de ponérselo fácil al taller en su día a día. Cuanto más se utilice el programa o se tengan más operativas todas sus funcionalidades, más se agilizará el trabajo diario. Además, toda la información incluida será mucho más real desde el punto de vista económico, pero hay que crear un hábito para saber manejarlo correctamente, concluye Marc Blanco. Desde Serca y SPG otorgan herramientas de ayuda a los talleres para conseguirlo. Lo más importante es, según el responsable, que cuando se abra una empresa, se deben tener herramientas que estén ajustadas a las necesidades del taller, y con Serca Gestión lo hemos conseguido. NOTICIAS RELACIONADAS «Serca Gestión se lo pone fácil al taller» – Posventa
